SURAT DAN CV

SURAT

·         Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia. Sejak zaman dahulu hingga di zaman serba modern ini, manusia tidak dapat melepaskan dirinya dari kepentingan manusia lainnya baik yang berada di sekitarnya maupun di tempat yang berjauhan.

Zaman dahulu bentuk surat sangat sederhana. Penulisan, bahan atau cara mengirimkannya pun juga sangat sederhana. Dan kini zaman sudah maju dengan pesat. Sedikit demi sedikit cara lama mulai ditinggalkan. Keberadaan surat itu sendiri kini dihubungkan dengan adanya alat canggih yang bernama komputer.
Akan tetapi, walaupun kemajuan surat menyurat telah banyak dicapai dewasa ini maka ciri khas surat sebagai alat komunikasi dibanding dengan alat komunikasi lainnya tetap ada. Yakni, surat tetap merupakan alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan dan kertas sebagai medianya.

Di era modern ini penulisan surat sebagian besar beralih menggunakan komputer karena dianggap penggunaannya lebih praktis, lebih cepat, dan memiliki kelebihan dalam menyimpan arsip secara otomatis. Barangkali hanya sebagian kecil saja orang yang masih menggunakan mesin ketik biasa dan tulisan tangan, bergantung dari kebutuhan dan tujuan dari surat itu sendiri.

·         Bagian – bagian surat

Bagian – bagian surat dalam bentuk surat resmi

1)      Kepala atau kop surat

2)      Nomor surat

3)      Tanggal penulisan surat

4)      Lampiran yang disertakan

5)      Hal atau perihal

6)      Alamat tujuan

7)      Salam Pembuka

8)      Isi Surat

9)      Salam Penutup

10)  Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

11)  Tembusan

·         Fungsi Surat

Tidak sedikit orang yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi surat itu. Ada beberapa fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Sebagai alat komunikasi
b. Sebagai wakil atau duta
c. Sebagai bahan bukti
d. Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut
e. bebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu
f. Sebagai alat ingat (pengingat)
g. Sebagai bukti sejarah dan kegiatan

a.       Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi
Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar, meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.

b.      Fungsi Surat Surat sebagai Wakil atau Duta
Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat menyelesaikan suatu masalah tanpa harus datang sendiri. Dengan surat Anda dapat menekan biaya daripada berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau interlokal apalagi harus datang sendiri.

c.       Fungsi Surat Surat sebagai Bahan Bukti
Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti, surat dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang` resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surait bisnis lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.

d.      Fungsi Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan
Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.

e.       Fungsi Surat Sebagai AIat Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan Waktu
Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan tidak harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan demikian Anda akan menghemat waktu, tenaga dan biaya.

f.       Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)
Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda Sudah lupa mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.

g.      Fungsi Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan
Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasr perusahaan atau badan usaha.

·         Syarat Surat yang baik

Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:

1.      Jelas

Tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri

2.      Benar
Isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.

3.      Sopan
Menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun. 

4.      Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.

5.      Lengkap
Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.

6.      Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.

·         Ciri Bahasa Surat

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:

Jelas

Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.

Lugas

Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.

Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:

1)      Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan

2)      Menghilangkan basa-basi

3)      Menambahkan unsur penjelas yang hilang

4)      Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga

5)      Menempatkan tanda baca yang tepat

Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.

Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.

Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat

Pemakaian tata bahasa yang tepat dalam surat-menyurat memudahkan anda dalam memahami kalimat surat. Tata bahasa meliputi ejaan dan tanda baca (fungtuasi).

1)      Ejaan

Ejaan meliputi penulisan huruf, penulisan kata, dan penulisan unsure serapan.

a)      Penulisan huruf

Huruf capital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan unsur serapan.

Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat, jabatan, dan gelar akademis yang diikuti dengan nama orang. Contoh : Cut Nyak Dien, Haji Amirudin, Prof. Soetjipto.

Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Contoh: bahasa Jepang, suku Indian, bangsa Mesir

Nama tahun, bulan, hari, dan peristiwa bersejarah. Contoh. Tahun Kabisat,bulan April, har senin, dan hari Pahlawan.

b)      Penulisan Kata

Perhatikan penulisan kata-kata berikut.

Kata dasar merupakan kata yang berdiri sendiri. Contoh: majalah, kantor, dan kemarin

Kata berimbuhan merupakan kata yang mendapatkan awalan atau akhiran. Contoh: perkantoran, bacaan, dan memasak

Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang diulang. Contoh: surat-mnyurat, bahu-membahu, dan masak-masak.

Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka pemulisannya digabung. Contoh: mempertanggungjawabkan, memperjualbelikan, dan melipatgandakan.

Kata gabungan yang menggunakan awalan atau akhirannya saja ditulis terpisah, karena awalan dan akhirannya hanya terdapat pada salah satu kata gabungan. Contoh: beri tatahukan dan bertanggung jawab.

Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdiri sendiri, dan digabung bila sudah dianggap satu kata. Contoh: kerja sama, tanda tangan, daripada dan apabila.

Kata depan di,ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama tempat/arah, maka penulisannnya dipisah. Contoh dari desa, ke Jakarta, dan di lemari.

Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun. Contoh: saya pun dan anda pun.

c)      Penulisan unsur serapan

Penulisan unsur serapan dari bahasa asing perlu diperhatikan ketentuannya.

Contoh:

Management = Manajemen               Apotheek= Apotek

Kwitantie      = Kuitansi                    Psychology= Psikologi

2)      Tanda baca

Ø  Tanda titik

Pada akhir kata singkatan, maka menggunakan satu tanda titik.

Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. Contoh: nomor disingkat No., jalan disingkat Jln

Dua kata yang disingkat, maka mengguanakn dua tanda titik. Contoh: Sarjana Teknik, disingkat S.T, sampai dengan disingkat s.d.

Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda titik. Contoh: dan kawan-kawab disingkat dkk.

Ø  Tanda koma

Tanda koma dapat digunakan untuk:

Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan kata namun, tetapi, bahkan, melainkan, dan sedangkan.

Merinci hal yang lebih dari dua.

Ø  Tanda titik dua

Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya. Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya didahului dengan kata adalah, sebagai berikut, yaitu.

Ø  Tanda garis miring

Penulisan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak menggunakan spasi.

Curiculum Vitae

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

*Data Pribadi

Nama                                       : Laksono Bayu Aji
Tempat, Tanggal Lahir            : Jakarta, 25 Maret 1997
Jenis Kelamin                          : Laki-laki
Agama                                     : Islam

Kewarganegaraan                   : Indonesia
Alamat                                                : perum. Bumyagara Blok G5 no 52  05/03

                                                   0877 – 8429 – 5969 (HP)

                                                   Laksonobayu25@yahoo.com

Golongan Darah                        : O

*Latarbelakang Pendidikan

Formal

2002 – 2008                            : SDN Mustika Jaya III
2008 – 2011                            : SMPN 8, Bekasi
2011 – 2014                            : SMAN 9, Bekasi
*Kemampuan Diri

-          Kemampuan berbahasa Inggris yang benar sesuai tenses

-          Kemampuan Komputer (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, dan Internet)

Manfaat Curiculum Vitae

            Manfaat curiculum vitae adalah menjelaskan keterangan diri, informasi diri, data diri dan sebagainya. Dengan CV, setiap orang yang membaca dan memeriksa CV seseorang akan dapat mengetahui dan menelaah setiap orang dari informasi diri yang telah diberikan, serta dapat memberikan gambaran seseorang melalui kegiatan – kegiatan atau dari spesifikasinya dalam pendidikan dan berorganisasi. Dengan kata lain manfaat CV menjelaskan kriteria diri dalam bentuk teks.

Susunan Curiculum Vitae

1. Data Pribadi

Bagian ini berisi nama, alamat, agama, email, nomor telepon dan identitas pribadi lainnya.

2. Pendidikan

Bagian ini menjelaskan latar belakang pendidikan dan berhubungan dengan pekerjaan yang dituju. Pada umumnya, banyak yang  membuat CV menjelaskan dari TK (Pendidikan paling dasar), SD, SMP sampai perguruan tinggi (Pendidikan terakhir).

3. Pengalaman Kerja

Bagian ini adalah bagian yang paling dilihat oleh perekrut kerja. Pengalaman kerja memberikan gambaran apakah seorang kandidat sudah memiliki jam terbang yang cukup atau masih terbatas. Rekruter juga bisa menentukan apakah kandidat dapat segera menyesuaikan diri di organisasi yang baru atau apakah dia butuh penyesuaian yang panjang.

4. Skill Yang Dimiliki

Seharusnya pada bagian ini perlu dijelaskan dalam CV skill apa saja yang telah dimiliki sebagai proses belajar maupun pengalaman dari pekerjaan sebelumnya. Dan dibuat dalam bentuk yang meyakinkan dan informatif.

5. Training Yang Pernah Diikuti

Untuk lebih meyakinkan lagi, perlu memasukkan daftar training yang pernah diikuti sebelumnya untuk memberi gambaran sejauh mana pemilik CV telah berkembang dan wawasan apa saja yang sudah dimiliki.

6. Prestasi

Ini adalah bagian yang penting disamping pengalaman kerja yang menjelaskan keunikan, kelebihan dan presetasi sebagai individu sekaligus pencapaian di bidang tertentu.

7. Kegiatan Ekstrakurikuler/Kemasyarakatan

Selain hal-hal yang berhubungan langsung dengan pekerjaan. Pada CV juga perlu memberikan sedikit gambaran kegiatan yang dilakukan di masyarakat. Ini akan menunjukkan bahwa pemilik CV bisa membagi waktu dan memiliki hubungan sosial yang lebih luas, tidak hanya sebatas di lingkungan pekerjaan.

CONTOH: 

Isi Curiculum Vitae

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

*Data Pribadi

Nama                                       : Ghozian Rahmana Putra
Tempat, Tanggal Lahir               : Jakarta, 22 Februari 1993
Jenis Kelamin                            : Laki-laki
Agama                                      : Islam

Kewarganegaraan                     : Indonesia
Alamat                                      : Perumahan Dukuh Zamrud Blok S 22/11 Rw 011/ Rt 06

                                                  Telepon : 021-82601111 (rumah)
                                                   081-210-210-189 (HP)

                                                   Gogo.rohmana@gmail.com

Golongan Darah                        : B

*Latarbelakang Pendidikan

Formal

1998 – 2004                            : SDN Padurenan 6
2004 – 2007                            : SMPN 26, Bekasi
2007 – 2010                            : SMAN 9, Bekasi
2010 – 2014                            : Universitas Gunadarma - Ilmu Komputer

Non Formal
2010 – 2011                            : Kursus Komputer di Universitas Gunadarma

2011 – 2012                            : Asisten LAB SI
2011 – 2013                            : Kursus Bahasa Inggris di IEP

*Kemampuan

-           Kemampuan Programing dan Sistem Analisis (Programing & Analist System) PHP &       MYSQL, Java, Project Data Base, C++, Acounting, Sistem Administrator

-           Kemampuan Komputer (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS Outlook dan Internet)

*Pengalaman Kerja

-           Praktek Kerja Lapangan:

Praktek Kerja di Oracle Indonesia, Jakarta
Periode : Januari 2013 - June 2014
Tujuan : Persyaratan kelulusan SMAN 9 Bekasi
Posisi : Operator Administrasi

Rincian Pekerjaan:
- Mengupdate sistem keamanan
- Mengatur jadwal pertemuan dengan konsumen
- Menyiapkan surat-surat pernawaran untuk konsumen
- Menyiapkan tagihan

Bagaimana membuat CV yang efektif dan menarik? Apa tips dan trik dalam membuat CV yang menarik?

• Rapi dan Mudah Dibaca

Ini merupakan syarat utama dari sebuah CV atau resume yang efektif dan menjual.  Penampilan CV tentu akan menjadi kesan pertama apakah pembaca ingin melanjutkan ke tahapan selanjutnya atau menyerah sebelum membaca apa yang ada di dalamnya. Kerapian dapat menggambarkan seseorang yang tertib, teratur, sistematis juga kemampuan bekerja-sama dengan orang lain.

Jadi pastikan Anda menggunakan huruf dengan ukuran normal, spasi jangan terlalu rapat, margin tidak konsisten, atau ejaan yang banyak kesalahan. Gunakan format standar, ubahlah format tersebut sesuai dengan kebutuhan.

• Memberikan Informasi Lengkap

CV atau resume yang efektif selalu memberikan informasi lengkap dan relevan kepada orang yang membacanya, setidaknya mencakup semua yang telah Gajimu jabarkan di poin sebelumnya. Gunakan gaya bahasa formal dan kalimat-kalimat yang sederhana serta konsisten dalam seluruh dokumen anda. Dan tulislah CV dengan jujur dan akurat.

• Disajikan Secara Ringkas

CV atau resume yang efektif memang harus menyajikan informasi secara lengkap, tapi bukan berarti CV atau resume Anda harus panjang sekali sampai 10 halaman. Cobalah Anda memaparkan informasi penting, detail dan relevan terhadap pekerjaan yang dituju hanya dalam 1-2 halaman.

• Konsistensi Karir

Sudah menjadi rahasia umum kalau satu hal ini adalah salah satu kunci penting yang menentukan untuk dihubungi oleh pihak perusahaan menuju tahapan rekrutmen berikutnya. Pihak perusahaan lebih memilih specialis dalam bidang tertentu untuk mengisi posisi yang lowong.

• Karir Progresif

Ketika Anda sudah menjadi spesialis di satu bidang, keputusan untuk menuju tahap rekrutmen berikut biasanya akan lebih mudah diambil oleh pihak perusahaan kalau apabila Anda menjalani karir yang progresif. Karena disinilah indikator paling nyata apakah Anda mampu memberikan performa kerja terbaik dalam spesialisasi yang dipilih — yang berarti pula mendapat ganjaran berupa promosi jabatan kalau memang berprestasi.

• Achievement

Jangan pernah ragu untuk mencantumkan pencapaian prestasi yang diukir dalam tiap jabatan atau posisi yang ditempati sebelumnya. Inilah kesempatan terbaik untuk menjual bukti kemampuan dan kompetensi yang sesungguhnya kepada pihak perusahaan yang merekrut.

• Custom Made

Yang dimaksud custom made disini adalah mengubah dan menyesuaikan CV atau resume agar sedapat mungkin menunjukkan kepada pihak perusahaan yang merekrut bahwa kemampuan dan kompetensi yang Anda miliki memang menyamai atau mendekati persyaratan kerja yang dicari oleh pihak perusahaan.

Sumber :

·         http://www.muhammadnoer.com/2013/07/bagaimana-membuat-cv-yang-meyakinkan/

·          http://carakata.blogspot.com/2013/05/contoh-cv-resume.html

·         http://www.gajimu.com/main/tips-karir/kiat-pekerja/curriculum-vitae-resume-yang-efektif-dan-menarik

·         https://dian4nggraeni.wordpress.com/2013/01/04/penggunaan-tata-bahasa-dalam-surat-menyurat/

·         http://tata-usaha.blogspot.com/2011/06/syarat-syarat-surat-yang-baik.html

·         http://tipsseputarkeluarga.com/2015/01/12/pengertian-surat-dan-fungsi-surat/